Meldingen – beleid
Datum: oktober 2023
Elke persoon (hierna genoemd ‘betrokkene’) die, in een werkgerelateerde context, binnen LeaseLine bv (BE 0825.206.021 – Lange Lozanastraat 260 B62 te 2018 Antwerpen – België) inbreuken vaststelt zoals opgenomen in punt 1,2 en 3 hieronder kan hiervan melding maken bij ons meldpunt (hierna genoemd ‘melder’):
- via telefoon op +32 478 65 68 30
- via mail Laurenne@leaselinebenelux.com
- via post naar LeaseLine bv – t.a.v. Anoniem Meldpunt Klokkenluiders – Lange Lozanastraat 260 B62 – 2018 Antwerpen (B)
Voor zover deze melding te goeder trouw gebeurt, zijn de melder en de betrokkene beschermd tegen represailles. Deze bescherming geldt eveneens voor facilitators en derden die verbonden zijn met de melder en betrokkene en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context. Onder te goeder trouw verstaan we dat:
- de melder gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist wasen dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze wet viel (wordt beoordeeld ten overstaan van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt en over vergelijkbare kennis beschikt)
- de melder de informatie intern of extern meldt.
In toepassing van de regelgeving over de omzetting van de klokkenluiderswetgeving worden volgende inbreuken geviseerd:
- Inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en productconformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerken en informatiesystemen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding.
- Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad;
- Inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.
De meldingen in overeenstemming met de klokkenluiderswetgeving kunnen via twee kanalen gebeuren:
- Intern kanaal:
Betrokkenen en melders dienen zoveel mogelijk de hiertoe voorziene interne meldingskanalen te gebruiken. Deze interne kanalen hebben als doel inbreuken op de hierboven geschetste gebieden binnen de organisatie op te sporen en te verhelpen. Een melding doen kan zowel schriftelijk, mondeling (telefonisch), als persoonlijk.
- Extern kanaal:
Betrokkenen en Melders kunnen ook gebruikmaken van een extern kanaal dat door de overheid wordt opgezet. Een klacht indienen kan dan bij de Federale Ombudsman en de sectorale instanties (zoals de FSMA, de NBB, het FAVV, het FANC of de Gegevensbeschermingsautoriteit).
Behandeling van externe meldingen
Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding bij de melder krijgt de betrokkene een ontvangstbevestiging toegestuurd.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de betrokkene, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de betrokkene informatie van of de melder of de bevoegde federale dienst over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
In uitzonderlijke gemotiveerde gevallen kan deze termijn zes maanden bedragen.
LeaseLine duidt de personeelsleden aan die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de meldingen, en met name voor:
-
- het verstrekken van informatie over de meldingsprocedures aan belangstellenden
- de ontvangst en de opvolging van de meldingen
- het onderhouden van contact met de betrokkene om deze eventueel feedback te geven en indien nodig om nadere informatie te verzoeken.Deze personeelsleden zijn gehouden tot geheimhoudingsplicht en zullen een specifieke opleiding krijgen voor het behandelen van meldingen.
- Naast de betrokkene en melder zelf worden ook de facilitators en derden die verbonden zijn met hen en die ook het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, en de eventueel beschuldigde individuele personen beschermd.
LeaseLine bv garandeert hen het recht op een eerlijk proces en het vermoeden van onschuld. Hun identiteit wordt strikt geheimgehouden zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding lopen.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.
Sancties bij misbruiken
LeaseLine zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen. Iedereen die te kwader trouw een melding maakt, met het oogmerk om te schaden, geniet geen bescherming.
Zij die bewust valse meldingen doen, al dan niet met het oogmerk om te schaden, zullen hiervoor gesanctioneerd worden met inbegrip van ontslag of gerechtelijke vervolging.
(i.s.m. Liantis externe dienst voor preventie en bescherming vzw)